Für den „Leitfaden zur Gestaltung von Vergabeverfahren über Leistungen der Unternehmensberatung im Unterschwellenbereich“ haben die Mitgliedsfirmen des Fachverbands Öffentlicher Sektor im BDU ihre Erfahrungen und Einschätzungen aus zahlreichen Vergabeverfahren einfließen lassen.

Anhand der identifizierten und aus Sicht der Unternehmensberater häufig zu erkennenden Erfolgsfaktoren und Schwachstellen sind Empfehlungen formuliert worden, die, wenn sie berücksichtigt werden, einen wichtigen Beitrag für möglichst reibungslos funktionierende Vergabeverfahren leisten können. Der Fokus liegt dabei auf Aufträgen, die den sogenannten EU-Schwellenwert nicht erreichen. Dieser beträgt aktuell 214.000 Euro netto für die meisten Beratungsaufträge. Die grundlegenden Instrumente und Empfehlungen im Leitfaden sind nach BDU-Einschätzung aber ebenfalls für Beschaffungen nach EU-Vergaberecht einsetzbar.

Hintergrund der Erstellung einer solchen Arbeitshilfe seien die komplexen Anforderungen an Vergabeverfahren der öffentlichen Hand, die immer wieder zu Diskussionen, Verunsicherung und Kritik geführt haben, so BDU-Präsident Ralf Strehlau. Dies werde auch bei der Beauftragung von Unternehmensberatungen deutlich.

Praxistipps zu wichtigen Phasen

Der Leitfaden zur Gestaltung von Vergabeverfahren enthält eine Vielzahl an Praxistipps zu den wichtigsten Phasen im Vergabeprozess. Darunter fallen zum Beispiel

• die Leistungsbeschreibung,
• die Festlegung der Eignungskriterien,
• die Qualitätskriterien,
• der Vertragsentwurf,
• die Bieterpräsentation.

Zehn Empfehlungen für einen besseren Vergabeprozess

Aus Sicht des BDU-Fachverbands Öffentlicher Sektor sollten besonders die folgenden zehn Punkte in Vergabeverfahren von Ministerien, Städten, Kommunen und sonstigen öffentlichen Institutionen beachtet werden, damit rechtskonforme Anforderungen und verträglicher Aufwand für alle Beteiligten im Einklang bleiben:

1. Leistungen so konkret wie möglich beschreiben
2. Bei der Vergabe freiberuflicher Leistungen die Vereinfachungsmöglichkeiten des § 50 UVgO nutzen
3. Referenzaufträge im Rahmen der Eignung abfragen
4. Darüber hinaus keine wesentlichen weiteren Eignungsnachweise anfordern
5. Sonstige formale Anforderungen so gering wie möglich halten
6. Klare Regeln formulieren, ob Änderungen an den vertraglichen Vorgaben zulässig sind
7. Nach Möglichkeit keine Bieterkonzepte abfragen
8. Einheitliches Preisblatt mit Preiswertung auf Basis von Tagessätzen vorsehen
9. Angemessene Haftungsbeschränkungen im Vertragsentwurf aufnehmen
10. Bieterpräsentationen möglichst als Videokonferenzen durchführen und nur Bieter hierzu einladen, die nach Abgabe und Prüfung des schriftlichen Angebots noch eine Chance auf den Zuschlag besitzen

Hier können Sie die komplette Pressemitteilung des BDU nachlesen.

Nachgefragt bei Prof. Dr. Thomas Deelmann	04.10.2021
Deelmann: „Ich hatte den Eindruck, dass alles so ungeschickt wie nur möglich gemacht wurde”
	Die Berateraffäre des Bundesverteidigungsministeriums schlug nicht nur medial hohe Wellen, sondern führte schließlich zu einem Untersuchungsausschuss im Bundestag. Darüber sprachen wir im zweiteiligen ESV-Interview mit dem Beraterforscher Prof. Dr. Thomas Deelmann, der die Affäre von Anfang bis Ende begleitete. mehr …

Die Berateraffäre im Verteidigungsministerium Autor: Prof. Dr. Thomas Deelmann Die Berateraffäre im Verteidigungsministerium hat für reichlich Aufsehen gesorgt. Vom „System von der Leyen“ und einem Buddy-Netzwerk war die Rede, von untereinander zugeschusterten Aufträgen und von Beratern, die von Beamten kaum noch zu unterscheiden waren: Alles so irritierend, dass der eingesetzte Untersuchungsausschuss in 40 Sitzungen 41 Zeugen befragen und 4.700 Ordner mit Beweismaterial sichten musste. Aus beratungsfachlicher Perspektive arbeitet Thomas Deelmann die Affäre auf. Neben dem Beratermarkt im öffentlichen Sektor, beteiligten Akteuren und Kontrollinstanzen werden die entscheidenden Szenarien ausgeleuchtet. Die Ausgangssituation: Hintergründe, Verfehlungen, öffentliche Kritik Die Aufarbeitung: im Untersuchungsausschuss und medial – chronologisch nachgezeichnet Die Auswirkungen: Marktentwicklung, Professionalisierung, Verbesserungen Ein prägnanter Einblick in ein dysfunktionales System mit konkreten Empfehlungen für das Beratungsprojektmanagement auf beiden Seiten. Und mit neuen Impulsen, um externe Expertise produktiv mit verantwortungsvollem Verwaltungshandeln zu verbinden. Eine exklusive Leseprobe finden Sie hier.

(ESV, uw)