Die administrativen Bereiche werden heute in vielen Unternehmen und Verwaltungen noch immer so geführt wie vor 30 Jahren: funktionsorientiert, streng nach Abteilungen organisiert und bereichsweise abgeschottet. Alle Versuche, Verschwendung aus den Geschäftsprozessen zu nehmen, zum Beispiel mit der Gemeinkostenwertanalyse, haben nur Teilerfolge gebracht. Auch die Abbildung dieser historisch gewachsenen Werkstattstrukturen mit komplizierten IT-Systemen führte nicht zu verschwendungsarmen Strukturen. Noch immer hängen Kapazitätsermittlungen für Abteilungen mehr an persönlichen Faktoren als an objektiv messbaren Zahlen, Daten und Fakten, und auch die Kapazitätsermittlung über Benchmarks lässt nur die bekannten Näherungen zu. Ursache des Problems ist, dass es in der Verwaltung kein konkretes, anfassbares Produkt gibt, sondern dass hier vielmehr die Information das Produkt ist und damit ein sehr fragiles, leicht veränderbares und schwer zu fassendes Gut. Wenn man jedoch dieses Gut Information definiert und es wie ein Produkt behandelt, lassen sich die administrativen Prozesse mit Fertigungsprozessen vergleichen. Wie in der Produktion, so gibt es auch in den administrativen Bereichen einen hohen Anteil an Wiederholtätigkeiten, der bei über 80 Prozent liegt. Daraus erwächst die Möglichkeit, die administrativen Tätigkeiten zu organisieren, zu optimieren und zu standardisieren wie Produktionsprozesse. Mit den entsprechenden Methoden lassen sich die Produkte der Verwaltung definieren, der Wertstrom ermitteln, das Mengengerüst, die Tätigkeiten und Informationsstrukturen analysieren, sodass Transparenz entsteht. Auf Basis der Ergebnisse kann man eine Fertigung von Verwaltungsvorgängen planen. Auch die organisatorischen Tools des Lean Management, wie One-piece-flow, Just-in-time oder Kanban, sind auf solche Prozesse anwendbar. Ausgehend vom Soll-Wertstrom und einer prozessorientierten Organisation, in der Input und Output für jeden Prozessschritt definiert sind, just-in-time geliefert wird und ein planbarer Informationsfluss entsteht, lassen sich große Produktivitätsverbesserungen erzielen, die Durchlaufzeiten drastisch reduzieren, die Fehlerhäufigkeiten verringern und Kapazitäten objektiv messen. Das Ergebnis ist eine Industrialisierung der Geschäftsprozesse mit der Möglichkeit, die benötigten Kapazitäten genau zu ermitteln.
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